با این 11 راه حل بهترین استفاده از زمان را تجربه می کنید - نقطه سر خط

به گزارش نقطه سر خط، امروزه زندگی خیلی از ما به این شکل است که کارهای زیادی برای انجام دادن داریم، ولی وقت کافی برای انجام آن ها را نداریم! اینطور نیست؟ در این شرایط، یکی از بهترین و مهم ترین کارهایی که می توانیم انجام دهیم این است که یاد بگیریم چطور کارآمدتر باشیم و استفاده از زمان را به بهترین نحو انجام دهیم. روش های مختلفی برای افرایش کارآمدی و بهینه کردن استفاده از زمان وجود دارد. در این مقاله 11 راه چاره برای افزایش بهره وری و کارایی شما را معرفی و بررسی خواهیم کرد.

1. قبل از آغاز کار، اولویت های خود را تعیین کنید

هر روز صبح، پیش از آغاز کار، اولویت های خود را برای آن روز تعیین کنید. توصیه می کنیم تنها روی سه تا پنج کاری تمرکز کنید که بیشترین اهمیت و اولویت را برای شما دارند. به عبارت دیگر، سعی کنید لیستی به عنوان امروز بیشتر می خواهم چه کاری انجام دهم را دقیقاً برای خودتان تهیه کنید. این کار شاید کمی عجیب به نظر برسد، ولی به شما کمک می کند تا استفاده از زمان را به شکل بهتری انجام داده و تنها برای مهم ترین کارها از وقت خودتان استفاده کنید.

2. از کارهای بی اهمیت دست بکشید

تا به این این احساس را تجربه کرده اید که بعضی از کارهای لیستتان را خط بزنید؟ این کار همیشه حس خوبی به ما می دهد، چراکه فشار کار کمتری روی خودمان احساس خواهیم کرد. این احساس را هر صبح می توانید تجربه کنید! هر روز، زمانی که لیست کارهای روزانه خودتان را یادداشت می کنید، کارهای بی اهمیت و یا آنهایی که در حال حاضر اهمیت کمتری داشته و ضروری را از لیست خط بزنید. بعضی از کارها واقعاً فوریت ندارند و می توان آن ها را به زمان دیگری موکول کرد. هرچه تعدد کارها و وظایف شما برای یک روز کمتر باشد، تمرکز بیشتری برای انجام هرکدام از آن ها پیدا می کنید و کارایی بیشتری نیز خواهید داشت. بنابراین، ارزیابی کنید کدام کارها اهمیت بیشتری برای شما دارند و اینکه کدام یک از این کارها مستلزم صرف زمان بیشتری هستند. سپس در میان آن ها، بهترین ها گزینه ها را به منظور استفاده از زمان انتخاب کنید.

3. کارهایتان را زمان بندی کنید

برای زمان بندی کارها می توانید از تقویم خودتان به عنوان یک ابزار خیلی کاربردی استفاده کنید. لیستی از تمام کارهایتان را در این تقویم یادداشت کنید. بیشتر ما قرارهای کاری، جلسات و یا مهمانی های خودمان را برنامه ریزی می کنیم، پس چرا زمان کاری خود را برنامه ریزی نکنید؟

در مراحل قبل لیستی از کارهای روزانه خودمان آماده کرده بودیم. حالا به برنامه روزانه خود نگاه کنید و تصمیم بگیرید که هرکدام از آن ها را در کجای روز قرار دهید. این کار هم برای طول روز و هم برای طول هفته می توانید انجام دهید. حتی وقتی چیز دیگری و تداخلی در برنامه ها پیش می آید، به راحتی می توانید آن بخش از کار را به خانه و بخش دیگری (ساعت دیگر و یا روز دیگری) منتقل کنید. هدف اصلی ما با استفاده از زمان بندی و استفاده از تقویم این است که به برنامه ریزی خود متعهد مانده و تا جای ممکن و بر اساس برنامه، کار تعیین شده را در زمان تعیین شده انجام دهیم.

4. جلوی اتلاف وقت را بگیرید

باید اعتراف کنیم که همه ما عموماً بخشی از ساعات روز را با انجام کارهایی تلف می کنیم که اهمیت چندانی ندارند. بررسی مداوم اخبار، صحبت در گروه دوستان، چک کردن اینستاگرام، تماس تلفنی غیرضروری، انجام کارهای خانه، همگی می هواند جزو کارهایی باشد که استفاده از زمان و کارایی شما را تحت تاثیر قرار می دهند. به تعویق انداختن هرکدام از این کارها نه تنها ضرری به شما وارد نمی کند، بلکه باعث می شود با تمرکز بیشتری به برنامه ها و وظایفتان رسیدگی کرده و بهره وری بیشتری داشته باشید. قبل از آغاز هرکدام از این کارها تنها کافی است از خودتان بپرسید آیا این بهترین استفاده ای است که می توانم از زمان داشته باشم؟ پاسخ به این سوال جوابتان برای انتخاب و برنامه ریزی کارها را خواهد داد.

5. محیطی ایجاد کنید که الهام بخش شما باشد

فرقی نمی کند که به دفتر کار بروید و یا اینکه از خانه کار کنید، به فضای کاری و اطراف خودتان نگاه کنید و از خودتان بپرسید آیا این فضا انرژی و تمرکز شما را افزایش می دهد؟ اگر نه، شاید وقت آن رسیده که تغییراتی در محیط ایجاد کنید. گاهی اوقات تغییرات کوچک و ساده ای مثل تنظیم و افزایش نور محیط می تواند تاثیر چشمگیری در عملکرد شما داشته باشد. راهکاری دیگری مثل خرید یک گیاه و یا تغییر دکوراسیون هم می تواند مفید باشد.

علاوه بر این، گاهی اوقات به تغییر محیط نیاز داریم. شاید بهتر باشد برای مدتی اتاق کار خودتان را تغییر دهید یا اینکه بعضی از روزهای هفته در یک کافی شاپ و یا کتابخانه به کارتان بپردازید. تمام این کارها می تواند انرژی و انگیزه بیشتری در شما ایجاد کند و در نتیجه، استفاده از زمان شما با کیفیت تر و کارآمدتر باشد.

6. زودتر بخوابید و زودتر از خواب بیدار شوید

خواب انرژی لازم برای تمرکز و انجام کارها را به شما می دهد. زمانی که خسته و بداخلاق هستید، طبعاً ممکن نیست بتوانید بیشترین کارایی را داشته باشید. بنابراین، سعی کنید همیشه شب ها بین 7 تا 9 ساعت خواب باکیفیت را در اولویت قرار دهید.

توصیه می کنیم به جای اینکه تا دیروقت بیدار باشید و به کارها برسید، زودتر بخوابید و صبح زودتر بیدار شوید. علتش واضح است. زمانی که زود از خواب بیدار می شوید، همچنان می توانید زمانی را برای انجام کارهای شخصی و یا کارهای منزل داشته باشید. به عبارت دیگر، قبل از آماده شدن و حرکت به سمت محل کار، می توانید وظایف و نقش پدر و یا مادری خود را در خانه ایفا کنید. از انجایی که نحوه آغاز شدن روز بر کل طول روز و اخلاقیات شما در آن روز تاثیر می گذارد، بهتر است روز خود را با زمان کافی، صرف صبحانه کامل و مقداری ورزش صبح گاهی آغاز کنید. با این کار، در کل روز نیز انرژی کافی برای استفاده از زمان مفید خواهید داشت.

7. خودتان را برای تمرکز آماده کنید

توجه شما یکی از ارزشمندترین منابع شماست! از آن محافظت کنید. مرزهایی را برای زمان و فضای کاری خودتان ایجاد کنید. برای انجام این کار ممکن است نیاز باشد کارهای خاصی را انجام دهید. این بسته به خودتان می تواند متفاوت باشد. شاید نیاز باشد تمام قرارهای کاری خودتان در یک روز را لغو کنید، شاید نیاز باشد درب اتاق را بسته و خانواده خودتان بخواهید مزاحم شما نشوند و حتی شاید هم لازم باشد گاهی اوقات کارتان را در یک محیط بسیار ساکت مثل کتابخانه انجام دهید. به همین علت، زمانی که مشغول کار هستید، توصیه می کنیم اینترنت گوشی را قطع کرده و اعلان ها را نیز خاموش کنید. ایجاد این وقفه ها و وجود عوامل حواس پرتی تمرکز شما را بر هم ریخته و باعث اتلاف وقت زیادی خواهد شد.

8. در هر زمان فقط یک کار انجام دهید

انجام چند کار به صورت همزمان شاید باعث شود که احساس کنید پیشرفت خوبی دارید و کارهای زیادی را انجام می دهید. اما واقعیت این است که انجام چند کار، بهره وری را کاهش داده و استفاده از زمان شما را تضعیف می کند. از سوی دیگر، این کار می تواند احساس ترس و عدم تعادل را در شما ایجاد کند. بنابراین، مشغول هرکاری که هستید، به همان ادامه دهید. قبل از آغاز کار بعدی، یک کار را به صورت کامل (در صورت امکان) انجام داده و آن را به خاتمه برسانید. البته گاهی اوقات کارها خیلی طولانی هستند و این رویکرد امکان پذیر نیست. در چنین شرایطی، باید حجم تعیینی از کار را برای خودتان تعیین کنید و بعد از انجام آن حجم و برنامه تعیین، کار بعدی را آغاز کنید.

9. تحمل داشته باشید!

گاهی اوقات ما مجبوریم کارهایی را علیرغم میل باطنی خود و با اکراه انجام دهیم. این یک واقعیت در تمام زندگی است. اجتناب و مقاومت در برابر انجام کاری ناخوشایند، تنها اوضاع را بدتر می کند.

همانطور که یک شعار معروف از طریق Nike مطرح شده است که فقط انجامش بده - Just Do It. خودتان را مجبور کنید بخشی از ساعات کاری خودتان را به انجام همین کاری که از آن خوشتان نمی آید اختصاص دهید. مسئله این است که اگرچه علاقه ای به انجام این کار ندارید، ولی جزو وظایف شما است و باید به اتمام برسد. برای آسان تر شدن انجام کار، به شما توصیه می کنیم که این وظیفه و یا کار را به واحدهای کوچک تری تقسیم کرده و سپس آن را انجام دهید. کار بر روی پروژه به صورت بخش ها و واحدهای کوچک زمانی به شما کمک می کند تا بهتر روی آن موضوع تمرکز کرده و نهایتاً کل پروژه را به اتمام برسانید.

10. استراحت کنید و زمانی را برای استراحت اختصاص دهید

گاهی اوقات لازم است برای کار کردن و یا به اتمام رساندن یک پروژه، خودتان را تحت فشار قرار دهید. ولی همیشه نمی توان به این شکل کار کرد، چراکه بحث استراحت کردن نیز بسیار مهم است. استراحت کردن از روش های مختلفی می تواند به افزایش کارایی و بهره وری ما کمک کند. برای استراحت کارهای مختلفی می توان انجام داد. محل کار را ترک کنید و کمی قدم بزنید. یک نوشیدنی برای خودتان درست کنید و یا اینکه با یک دوست تماس بگیرید. یادتان باشد، هدف به تعویق انداختن کار نیست. بلکه می خواهیم با انرژی و تمرکز بیشتری به ادامه کار بپردازیم.

یادتان باشید لیست کارها و برنامه های شما احتمالاً هیچ گاه به اتمام نرسد. همیشه کارهایی برای انجام وجود دارند. اگر هوشیار نباشید، درگیر این روزمرگی در زمینه کاری خواهید شد و به زودی متوجه آسیب هایی که به جسم و روحیه شما وارد شده است خواهید شد. استراحت و تفریح بخش جدانشدنی برنامه ریزی کاری است. کار کردن بدون استراحت به وزدی تبدیل به امری خسته کننده و بدون بازدهی می شود. بنابراین، اگر می خواهید بهره روی و کارایی بالاتری داشته باشید، به خودتان اجازه مکث، دست کشیدن از کار، تنفس و تفریح بدهید.

11. روی تعادل تمرکز کنید، نه بهره وری

اگر بخواهیم با هم صادق باشیم، باید بگوییم که 10 مورد قبلی روی بهره وری تمرکز داشتند. ولی در خاتمه روز، چه چیزی می خواهیم؟ آیا تنها حجم کارهای اجرا شده برای ما اهمیت دارد؟ سلامت و رفاه شخصی ما در کجای لیست قررا می گیرد؟

همانطور که می دانیم، پول و انرژی ما محدود است. بنابراین، ما همیشه مجبور به انتخاب هستیم. انتخاب های ما منعکس کننده اولویت ها و اهداف ما هستند. ما یا می توانیم کارهای مهم و اساسی تر به خوبی و آنچان که دلمان می خواهد انجام دهیم، یا اینکه سعی کنیم تمام کارها را با یکدیگر پیش برده و در نهایت هم شکست بخوریم!

خیلی از ما به روش های افزایش کارایی و بهره روی در محیط های کاری نیاز نداریم. آنچه که خیلی ا ما واقعاً در پی آن هستیم، موضوع داشتن احساس تعادل است. این احساس تعادل زمانی ایجاد می شود که نسبت به خودمان و نحوه کار کردنمان اعتماد به نفس داشته باشیم.

منبع: Ramsey Solutions